Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử dùng để làm gì? Đó là những câu hỏi mà khá nhiều khách hàng thành lập công ty mới hay thắc mắc với Việt Luật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức – doanh nghiệp, giúp họ phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Định nghĩa hóa đơn điện tử qua thông tư nghị định
Ngoài cách định nghĩa ở trên, hóa đơn điện tử còn được định nghĩa trong các Thông tư và Nghị định như sau:
Theo Điều 3, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
Theo Điều 3, Thông tư 32 về hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại chính sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ.
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của luật thương mại và thương mại điện tử.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
Hóa đơn điện tử dùng để làm gì?
Hóa đơn điện tử sinh ra nhằm giải quyết các mặt hạn chế của hóa đơn giấy, giúp lưu trữ, quản lý dễ dàng hơn, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí in ấn. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn hạn chế sai sót, thúc đẩy được quá trình giao dịch nhanh hơn.
Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
Với rất nhiều ưu nhược điểm hóa đơn điện tử, những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy mà giúp ích rất nhiều cho công việc của kế toán phải kể đến một số điểm sau.
Áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp
Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống (thông qua hình thức mua, đặt in hay tự in hóa đơn), thì hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp thông qua máy tính, mạng internet. Hóa đơn Viettel được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thông qua việc sử dụng công nghệ truyền thông và thông tin, được ký gửi bằng chữ ký số và có giá trị pháp lý như hóa đơn thông thường.
Giảm bớt các thủ tục hành chính
Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt các thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, giám sát hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử, không lo bị rách, cháy, hỏng,… trong các doanh nghiệp.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được nhiều những sai sót khi bên bán có thể xuất nháp hóa đơn và gửi sang bên mua để họ kiểm tra những thông tin cần thiết (xuất và chưa ký gửi gọi là xuất nháp). Khi kiểm tra nếu có sai sót, bên mua sẽ báo lại và bên bán sẽ xuất hóa đơn lại và gửi sang mà không cần phải hủy hóa đơn điện tử. Khi bên mua đồng ý với tất cả những thông tin trên hóa đơn bên bán xuất thì khi đó bên bán sẽ xuất, ký và gửi sang bên mua mà không lo bị xuất sai.
Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
Xoay quanh chủ đề hóa đơn điện tử có rất nhiều câu hỏi mà mọi người quan tâm tìm kiếm. Sau đây, Việt Luật xin được liệt kê và trả lời một số câu hỏi phổ biến dưới đây.
Có mấy loại hóa đơn điện tử?
Hiện tại, trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử, mỗi nhà cung cấp lại có những ưu nhược điểm riêng, có một lượng khách hàng riêng. Có một số đơn vị cung cấp phổ biến sau:
- Hóa đơn điện tử NEWINVOICE
- Hóa đơn điện tử viettel
- Hóa đơn điện tử vnpt
- Hóa đơn điện tử misa
- Hóa đơn điện tử bkav
- Hóa đơn điện tử fpt
- Hóa đơn điện tử m-invoice
- Hóa đơn điện tử cyberbill
- Hóa đơn điện tử viettak
- Hóa đơn điện tử easyinvoice
- Hóa đơn điện tử Thái Sơn
Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:
- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế.
- Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế.
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào?
Tùy vào từng trường hợp mà chúng ta có những cách xử lý khác nhau. Khi bạn phát hiện sai sót thì nên kịp thời thông báo cho khách hàng hoặc cơ quan thuế để kịp thời khắc phục.
Hóa đơn điện tử có hủy được không?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai, để có thể hủy được hóa đơn điện tử chúng ta cần có sự thống nhất của cả bên bán và mua.
Hóa đơn điện tử hủy như thế nào?
Tiến hành hủy hóa đơn theo các bước sau đây:
- Lập biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
- Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Hóa đơn điện tử in ra có cần đóng dấu không?
- Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn có đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký: Hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu và xác nhận bằng chữ ký.
- Trong trường hợp doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn có chữ ký: Trên hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người bán.
Mua hóa đơn điện tử ở đâu?
Bạn có thể mua hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp mà chúng tôi đã liệt kê ở bài viết này.
